Terminabsage & Ausfallregelung
In unserer Praxis für Physiotherapie Pohl & Kurtz planen wir für jede Behandlung einen festen Zeitraum ausschließlich für Sie ein. Diese Zeit halten wir für Sie frei, unabhängig davon, ob Sie privat versichert, gesetzlich versichert oder Selbstzahlerin sind.
Damit wir unsere Behandlungskapazitäten fair einteilen und Wartezeiten für andere Patientinnen möglichst kurz halten können, ist ein verantwortungsbewusster Umgang mit Terminen sehr wichtig.
Auf dieser Seite möchten wir transparent erklären, warum wir bei nicht wahrgenommenen oder sehr kurzfristig abgesagten Terminen eine Ausfallgebühr berechnen und wie Sie Termine rechtzeitig absagen können.
Warum wir feste Behandlungszeiten einplanen.
Für jede Behandlung reservieren wir eine bestimmte Zeit in unserem Terminplan nur für Sie. In dieser Zeit steht Ihnen eine Therapeutin oder ein Therapeut exklusiv zur Verfügung. Wenn ein Termin sehr kurzfristig abgesagt wird oder ganz ausfällt, können wir diesen Zeitraum in der Regel nicht mehr neu vergeben. Es entstehen:
- Leerlaufzeiten, in denen kein Patient behandelt werden kann
- wirtschaftliche Ausfälle für die Praxis
- längere Wartezeiten für andere Patient*innen, die dringend einen Termin benötigen
Unsere Ausfallregelung hilft uns, die Versorgung aller Patient*innen auf einem hohen Niveau zu sichern.
Bis wann sollten Termine abgesagt werden?
Wir bitten Sie, Termine, die Sie nicht wahrnehmen können, mindestens 24 Stunden vor Behandlungsbeginn abzusagen.
- Bei Terminen am Montag sollte die Absage spätestens am vorherigen Werktag erfolgen.
- Je früher Sie uns informieren, desto eher können wir den Termin an andere Patient*innen vergeben.
So helfen Sie mit, die vorhandenen Kapazitäten optimal zu nutzen.
Wann fällt eine Ausfallgebühr an?
Eine Ausfallgebühr kann berechnet werden, wenn:
- ein Termin nicht rechtzeitig (weniger als 24 Stunden vorher) abgesagt wird oder
- ein Termin ohne Absage gar nicht wahrgenommen wird.
In diesen Fällen war die für Sie reservierte Behandlungszeit blockiert und konnte nicht anderweitig vergeben werden.
Wie hoch ist die Ausfallgebühr?
Die Ausfallgebühr orientiert sich an der für Sie eingeplanten Behandlung und kann in der Regel bis zu 100 % des Behandlungshonorars betragen. Sie ist damit nicht höher als die Kosten, die für eine reguläre Behandlung angefallen wären.
Krankheit, Notfälle & besondere Situationen
Wir wissen, dass unvorhergesehene Ereignisse auftreten können, zum Beispiel eine plötzliche Erkrankung oder ein Notfall im persönlichen Umfeld. In solchen Fällen gilt:
- Bitte informieren Sie uns so früh wie möglich, sobald absehbar ist, dass Sie den Termin nicht wahrnehmen können.
- In begründeten Fällen (z. B. akute Erkrankung, nachweisbarer Notfall) können wir die Ausfallgebühr reduzieren oder ganz darauf verzichten.
Sprechen Sie uns in solchen Situationen gerne offen an – gemeinsam finden wir in der Regel eine faire Lösung.
So können Sie Ihren Termin absagen
Sie können Ihre Termine auf folgenden Wegen absagen oder verschieben:
Wichtig ist, dass uns Ihre Nachricht rechtzeitig erreicht, damit wir den Termin neu vergeben können.
Rechtliche Hinweise
Die Berechnung von Ausfallgebühren bei nicht wahrgenommenen Terminen ist grundsätzlich rechtlich zulässig, wenn:
- der Termin fest für Sie reserviert war und
- wir die Behandlungszeit nicht kurzfristig anderweitig besetzen konnten.
Rechtliche Grundlage ist insbesondere § 615 BGB.
Wesentlich ist dabei, dass die berechnete Ausfallgebühr die übliche Vergütung der Behandlung nicht übersteigt. Unsere Praxis berechnet Ausfallgebühren deshalb nur in angemessenem Umfang und mit dem Ziel, die Versorgung aller Patient*innen sicherzustellen.
Kurz zusammengefasst
- Termine bitte mindestens 24 Stunden vorher absagen
- Nicht rechtzeitig abgesagte oder versäumte Termine können als Ausfallgebühr berechnet werden
- Die Ausfallgebühr beträgt in der Regel bis zu 100 % des Behandlungshonorars
- Bei Krankheit oder Notfall bitten wir um schnelle Rückmeldung, in begründeten Fällen kann die Gebühr reduziert oder erlassen werden
- Ziel der Regelung ist eine faire Terminplanung und kurze Wartezeiten für alle Patient*innen
